Personvernerklæring

Personvern
 

Vi i Bedriftshelsetjenesten i Sykkylven tar personvern og medlemmenes rettigheter på alvor.

All behandling av personopplysninger skal være lovlig, rettferdig og gjennomsiktig. Med personopplysning menes enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person (den registrerte). Personhelsedata defineres som sensitive personopplysninger.

Vårt personell som kan komme i befatning med personopplysninger har taushetsplikt. BHT i Sykkylven sin håndtering av disse opplysningene skjer i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivingen i tillegg til regelverket for bedriftshelsetjenester.

Vi ønsker at våre kunder skal kjenne sine ansattes databeskyttelsesrettigheter og vårt juridiske grunnlag for å behandle person-opplysninger i henhold til EUs nye personvernforordning. BHT i Sykkylven har som mål å ivareta alle våre kunder og deres ansatte på en best mulig måte. 

 

Rettslig grunnlag for innsamling av personopplysninger
 

Det sentrale punkt er om en person kan identifiseres på bakgrunn av opplysningene. Omfanget av registrerte personopplysninger skal ikke være større enn nødvendig.

BHT i Sykkylven samler inn, bruker og lagrer både opplysninger om virksomheten og sensitive personopplysninger om deres ansatte. Det rettslige grunnlaget finnes i GDPR artikkel 6 og 9, Arbeidsmiljøloven, Helseregisterloven, Helsepersonelloven, Pasientjournalloven, Forskrift om utførelse av arbeid og Forskrift om pasientjournal.

Personvernerklæring for Bedriftshelsetjenesten i Sykkylven
 

BHT i Sykkylven må registrere noen personopplysninger for å kunne følge opp kundeforholdet og de ansattes helse. Dette innbefatter kontaktinformasjon for å opprette bedriftsjournal og pasientjournal (f.eks. navn, fødselsnummer, adresse og telefonnummer), administrasjon av timeavtaler, stille diagnoser, skrive resepter, betaling og øvrige forpliktelser under bedriftsavtalen. Vi vil kun samle inn og bruke de personopplysninger som er nødvendige.

Extensor er leverandør av vårt journalsystem og vi har egen databehandleravtale med de.

PC Support leverer datasystemet vårt og vi har også egen databehandleravtale med de.

Retting og sletting
 

Det er viktig at opplysningene vi har registrert er riktige. Våre kunders ansatte kan, på egne vegne, kreve at vi retter eller sletter personopplysninger hvis disse er mangelfulle eller unødvendige.

Retting og sletting av opplysninger i pasientjournal er hjemlet i regelverket – som også gir noen begrensende unntak. Har du spørsmål om dette så kan du ta kontakt med oss.

BHT i Sykkylven sletter registrerte personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet de ble innhentet for. For pasientjournaler gjelder egne regler om oppbevaring. Allmennhelseopplysninger skal, i utgangspunktet, slettes når det her gått mer enn 10 år etter siste journalpåføring. Unntaksvis skal pasientjournaler for ansatte som har vært utsatt for risikofylte eksponeringer; som asbeststøv, bly, kreftfremkallende kjemikalier, bergarbeid, m.fl., oppbevares i opptil 60 år.

Innsyn
 

Registrerte ansatte hos våre kunder kan på egne vegne, be om å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan vi håndterer disse.

Dette inkluderer den ansattes rett til innsyn i egen pasientjournal. Pasientjournalen er en taushetsbelagt informasjon og vil ikke bli delt med andre, med mindre den ansatte/pasienten samtykker til dette.

Leder kan få oversendt lister over deltagere ved lovpålagte leveranser (f.eks. arbeidshelseundersøkelser og yrkesvaksinering) og deltagelse ved helsesertifiseringer med konklusjon på skikkethet av helsen som f.eks. godkjent/ikke godkjent røykdykker.

Databehandling av personopplysninger i BHT i Sykkylven
 

BHT i Sykkylven systematiserer innhentet bedriftshelseinformasjon i journalsystemet  Extensor, der innsamlede data lagres sikkert enten i bedriftsjournal eller i pasientjournal. BHT i Sykkylven sine ansatte har autorisert tilgang til bedriftsjournal med opplysninger om bedriften.

Når våre kunders ansatte mottar bedriftshelsetjenester fra BHT i Sykkylven, har vårt helsepersonell plikt til å føre en pasientjournal. I pasientjournalen registrerer vi de opplysningene som er nødvendige for å gi riktig tjeneste eller behandling, f.eks.sykdomshistorikk, tidligere behandlinger, medikamentbruk, resepter, diagnoser, prøveresultater, opplysninger fra andre behandlingssteder m.m.

 

Databehandleravtale
 

BHT i Sykkylven er behandlingsansvarlig for personopplysninger fra ansatte hos våre kunder etter inngått avtale, i forbindelse med leveranse av bedriftshelsetjenester.

BHT i Sykkylven behandler personopplysningene selvstendig som en del av tjenesteleveransene og ikke på vegne av eller etter instruks fra våre kunder.

BHT i Sykkylven inngår derfor ikke databehandleravtaler med sine kunder. Dette er også i henhold til Datatilsynets vurdering av ansvar for levering av bedriftshelsetjenester. Det at BHT i Sykkylven mottar ansattlister med navn, fødselsnummer, mailadresse og avdelingstilhørighet fra kundene, fordrer i seg selv ingen databehandleravtale, fordi dette anses som en overføring av data mellom to selvstendige behandlingsansvarlige.

BHT i Sykkylven skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidshelsespørsmål og er ansvarlig for å operere i tråd med de krav som følger av lov og forskrift.

Sikkerhet og risikovurdering
 

BHT i Sykkylven tar ansvar for å vurdere sikkerhetsrisiko og konfidensialitet i forhold til personvernet. Det er viktig for oss at informasjonen vi sitter på blir behandlet i tråd med gjeldende lovverk og forskrifter. Ingen registrerte personopplysninger skal være tilgjengelig for uvedkommende. Ansatte i BHT i Sykkylven som gis tilgang til beskyttelsesverdige personopplysninger, må underskrive en taushetserklæring og skal ha et tjenestebehov for å åpne en pasientjournal.  Vi har rutiner som beskytter personsikkerheten.

For å ivareta sikkerheten i registrerte personhelseopplysninger er det viktig at også all kommunikasjon er trygg. Helseopplysninger og andre sensitive opplysninger skal ikke sendes via e-post eller på andre (inklusive sosiale) medier som ikke ivaretar konfidensialiteten. Et eventuelt sikkerhetsbrudd vil bli varslet innen kort tid i henhold til GDPRs strenge krav til avvikshåndtering. 

Personvernombud
 

BHT i Sykkylven har ikke opprettet eget personvernombud. Dette er vurdert, men er ikke påkrevd etter de pliktene som Datatilsynet definerer. Alle ansatte hos BHT i Sykkylven er informert og orientert om dette.